公司地址：江苏省海安县开发区海防路31号
联系电话：0513-88920558
联系人：张俊
手机：400-1090-998
邮箱：abc@jbjabc.com
网址：http://www.jbjabc.com
新闻动态

剪板机企业员工如何写好工作邮件
发布时间：2016-4-6
　　在《杜拉拉舞职记》中讲到了SMART原则，不过那是针对目标管理的，S是目标明确，M是可以测量，A是可以实现，R是结果导向，T是有时间限制。
　　在这里要说的SMART是针对剪板机企业员工工作邮件的，简单地说，就是写工作电子邮件要遵守的法则。当然写邮件首先是写下信息并与人沟通。在写邮件之前，一个人起码要有基本的沟通和表达信息的能力，如果你连话都说不清楚，也不懂基本的人情世故，那你肯定也发不好邮件了。当然，这是极端情况，大多数人都还具备基本的人际交往能力，但是，不见得就能写好邮件。所以，了解发邮件的基本准则，很有必要。
　　第一条，陈述事实，不要夸大。工作中的邮件，特别是在剪板机工厂中使用的，追求明确和专业。这个不是花边新闻，也不是奋斗口号，而是解决实际问题的沟通和信息的传递。你不能为了引起大老板的注意，把一个剪板机产品质量事故说得很严重，必须实事求是，就事论事。很多内容不要加定性的结论，什么变坏了，不好了，影响严重了，不要说这些；你要说PPI*I上升了多少，剪板机产量下降了2096，修设备影响了1个小时的生产时间，到底有不好，多严重，数据能说明一切。所以，多使用数据是很好的陈述事实的一种方式。另外，不要用绝对性的词语，比如总是、从不、所有、每个人……，这个世界上只有运动是绝对的，其他的所有的一切都不是绝对的，绝对性的词语往往带有臆断的成分；若没有确切的数据，宁愿不描述这个问题。
　　第二条，旁注创建新的文档。当需要在邮件中对某些内容进行注释的时候，尽量使用附件，也就是创建新的文档。很多时候，邮件会发给很多人，这些人包括管理层，其他部门的人，如果你正在跟一个剪板机技术人员讨论专业性的问题，你的长篇大作会让很多人看不懂，可能因为太冗长，有些原本你希望看到信息的人忽略了你的邮件，所以最好就是言语简单地表达信息，用附件来解释你要解释的问题。
　　第三条，文风要求：假设你所写的内容将在国家新闻上播出。工作中的邮件需要严肃，避免幽默。倒不是说我们的邮件一定要死板才好，只是因为幽默容易被误读。我举一个例子，有一个美女同事穿了一件新裙子来剪板机公司，正常的夸奖就是″嗯，真的很漂亮，很适合你″；换成幽默的表达方式，就成了″美女，你这个波西米亚的裙子很风骚嘛″，如果美女同事跟你关系还不错，人不小气，这也没有什么；就怕理解错了，波西米亚是不是在说我长得像外国人啊？是不是有种族歧视呢？还有风骚，我给人的印象难道就是有些放荡吗？如果美女同事这样想，完了，你说话伤人了。邮件也一样，本是无心的一句玩笑，有可能导致严重误读，而且邮件不比说话，说了也就过了，邮件还能留下证据。所以，为了不必要的麻烦，还是像新闻联播那样说话，一本正经，反正不幽默没人说你，但是有歧义就很难自圆其说了。
　　第四条，检查所写内容。小时候考试的时候老师一再强调，检查好了才交卷，目的就是能在交卷前希望能够发现错误及时改正。写邮件也有这样的要求，但和考试有些不同，考试错了那就是一个人的成绩不好，邮件因为一旦犯错，有可能会牵连很多人。有些错误如果是关键数据，比如小数点挪了一位，15%变成1. 5%，这个从量级上都不一样，等你发现错了，再发一个邮件纠正，就会在很多人心中留下你是个马大哈的印象。这还不是最严重的，剪板机企业老板不知道啊，看到你这个错误的信息，立马转发给其他部门甚至更高的管理层，斩钉截铁地给别人说，问题已经解决了，然后你觉得你在这个时候好意思发邮件说数字弄错了吗？发了，你老板跟着你一起丢人。
　　除了保证邮件中没有基本信息错误，还要确保不发给不需要接收的名单，上下文表达要很容易看出，即便是截取一段仍然很清楚，以及避免不断地对上面或者前面的内容进行解释。
　　第五条，认真完成问题解决方案的文件。很多时候，我们喜欢好大喜功，把结果说得很好，忽略努力的过程。在邮件中，当你在表达已经解决了一项或者多项问题的时候，一定要解释清楚怎么实现的。特别是美国人，他们从小的教育就是喜欢提问，喜欢探求事情的根本。很多时候，糊弄中国经理的招式对美国人不管用。比如，之前曾有折弯机企业同事大张旗鼓地说我们的设备得到改善了，MTBF往下降了，但是解决问题的过程一笔带过，老板就问了，如何做到的。结果，同事傻眼了，说不出个所以然，实际上，他应该准备一份资料，或者叫粘贴一份附件，详细地解释在现场傲了哪些改进，采取了哪些行动，使得MTBF下降了，你光说一个结果，说不出原因，会被人质疑造假，或者是碰运气，或者不够专业。所以附上解决方案的文件能避免这些困惑，同时，也能让邮件被不断追着询问的机会减少。
　　最后补充一下，就是当我们无法用邮件描述清楚，或者觉得很多东西不确定需要沟通，就不要发邮件，最好找当事人面谈或者打电话。执行正确的折弯机企业老板的指令

分享到：